Personal Assistant

JINISO mencari Personal Assistant Direktur yang bertanggung jawab memastikan seluruh fasilitas rumah, kantor, dan gudang dalam kondisi baik, aman, nyaman, dan berfungsi optimal melalui preventive & corrective maintenance, pengelolaan vendor, kontrol budget, serta monitoring aset dan fasilitas.

Tanggung Jawab:

• Menyusun dan menjalankan preventive maintenance schedule harian, mingguan, bulanan, hingga tahunan untuk seluruh fasilitas dan equipment.

• Melakukan inspeksi rutin terhadap fasilitas rumah, kantor, dan gudang serta mengidentifikasi potensi masalah sebelum menjadi kerusakan.

• Menangani corrective maintenance, mulai dari menerima laporan, melakukan pengecekan, menentukan urgensi, koordinasi teknisi/vendor, hingga memastikan pekerjaan selesai dan hasilnya sesuai.

• Mengelola maintenance berbagai fasilitas seperti AC, listrik, plumbing, pompa, genset, CCTV, internet/Wi-Fi, water heater, kitchen equipment, warehouse equipment, rolling door, APAR, dan fasilitas lainnya.

• Menjadi PIC untuk emergency facility issues dan mampu mengambil tindakan cepat tanpa selalu menunggu instruksi.

• Mengelola vendor, termasuk sourcing, quotation comparison, negosiasi, monitoring kualitas pekerjaan, dan evaluasi vendor.

• Melakukan cost control dengan memastikan setiap pekerjaan memiliki quotation, approval, invoice, dokumentasi, dan bukti pembayaran yang lengkap.

• Membuat dan memperbarui asset database yang mencakup lokasi, spesifikasi, warranty, service schedule, riwayat kerusakan, dan budget maintenance.

• Mengelola maintenance calendar serta memastikan seluruh jadwal service tidak terlewat.

• Mendukung proyek renovasi, instalasi equipment baru, dan facility improvement, termasuk survey, budgeting, vendor coordination, timeline, dan quality control.

• Berkoordinasi dengan security, cleaning service, driver, gardener, ART, technician, building management, dan pihak terkait lainnya sesuai kebutuhan operasional.

• Membuat weekly facility report yang mencakup problem, action, status, cost, next maintenance, dan potential problem.
  

Kualifikasi:

• Pengalaman 2-3 tahun di Facility Management, General Affairs, Building Maintenance, Property Management, Engineering Coordinator, atau bidang terkait.

• Memiliki basic knowledge mengenai listrik, plumbing, AC, bangunan, dan maintenance.

• Highly organized, detail oriented, memiliki sense of urgency

• Memiliki skill komunikasi yang sangat baik dan dapat berkoordinasi dengan tim

• Dapat menggunakan microsoft excel/google sheets

• Memiliki kemampuan negosiasi vendor dan memiliki network vendor menjadi nilai plus

• bersedia Working mobile (rumah, kantor, dan warehouse)

• Memiliki kendaraan menjadi nilai plus