Personal Assistance & Secretary to Founder

Personal Assistant & Secretary to Founder

MIRA South Sea Pearls – Jakarta Selatan

Tentang Kami

MIRA South Sea Pearls merupakan perusahaan perhiasan Indonesian South Sea Pearls. Saat ini perusahaan berada dalam tahap pengembangan dan pertumbuhan, sehingga kami mencari seorang Personal Assistant & Secretary to Founder yang profesional, flexible, proaktif, teliti, dan mampu menjadi assistant Founder dalam mendukung kelancaran seluruh kegiatan sehari-harinya. Posisi ini membutuhkan seseorang yang memiliki loyalitas tinggi, mampu menjaga kerahasiaan perusahaan, serta siap bekerja dalam lingkungan yang dinamis dan berkembang.

Tanggung Jawab

Personal Assistant

• Mengatur jadwal harian, mingguan, dan bulanan Founder.

• Mengatur meeting, perjalanan dinas, tiket pesawat, hotel, transportasi, serta itinerary perjalanan.

• Mengingatkan seluruh agenda, meeting, deadline, dan aktivitas penting Founder.

• Mendampingi Founder dalam kegiatan sehari hari dari meeting, kunjungan bisnis, event, maupun perjalanan dinas di dalam dan luar negeri apabila diperlukan.

• Membantu menyelesaikan berbagai tugas pribadi maupun pekerjaan Founder

• Menjadi penghubung komunikasi antara Founder dengan tim, klien, vendor, maupun pihak eksternal.

Secretary

• Mengelola email Founder, menyusun balasan email secara profesional, serta melakukan tindak lanjut yang diperlukan.

• Menyusun surat, dokumen, proposal, notulen rapat, presentasi, dan administrasi lainnya.

• Mengarsipkan dokumen perusahaan secara rapi, aman, dan mudah diakses.

• Membuat laporan harian, mingguan, dan bulanan kepada Founder.

• Memastikan seluruh dokumen penting tersusun dengan baik dan selalu diperbarui.

• Berkoordinasi dengan seluruh divisi untuk memastikan arahan Founder terlaksana dengan baik.

• Melakukan monitoring terhadap tugas yang telah didelegasikan oleh Founder.

• Membantu koordinasi project, pembukaan butik, event, pameran, maupun kegiatan operasional perusahaan.

• Membantu menyusun SOP, jadwal kerja, serta administrasi perusahaan apabila diperlukan.

Administrasi

• Mengelola dokumen kontrak, perizinan, invoice, dan administrasi lainnya sesuai arahan Founder.

• Membantu proses pengumpulan data dan penyusunan laporan perusahaan.

• Menjaga kerahasiaan seluruh dokumen, data, dan informasi perusahaan.

Kualifikasi

• Pendidikan minimal Diploma (D3), diutamakan Sarjana (S1).

• Memiliki pengalaman minimal 2 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, atau Secretary.

• Mampu berkomunikasi dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, baik lisan maupun tulisan.

• Mampu menyusun email, surat, dan dokumen bisnis secara profesional.

• Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan Google Workspace.

• Memiliki kemampuan organisasi, komunikasi, dan manajemen waktu yang sangat baik.

• Teliti, rapi, disiplin, bertanggung jawab, dan memiliki integritas tinggi.

• Mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dan Founder.

• Memiliki kemampuan problem solving serta mampu bekerja di bawah tekanan.

• Berpenampilan rapi, sopan, dan profesional.

• Memiliki SIM A dan mampu mengemudikan mobil menjadi nilai tambah.

• Memiliki paspor aktif menjadi nilai tambah.

Persyaratan Khusus

• Bersedia bekerja secara fleksibel mengikuti agenda Founder.

• Bersedia melakukan perjalanan dinas ke luar kota maupun luar negeri apabila diperlukan.

• Memahami bahwa perusahaan sedang berada dalam tahap pengembangan sehingga dibutuhkan sikap flexible, proaktif, adaptif, dan siap membantu berbagai kebutuhan Founder.

• Mampu menerima arahan dari Founder dengan baik serta menyelesaikan setiap tugas secara tepat waktu.

Benefit

• Gaji pokok kompetitif.

• Insentif kinerja berdasarkan evaluasi Founder dan Management.

• BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan sesuai ketentuan perusahaan.

• Kesempatan mengikuti perjalanan dinas dalam dan luar negeri.

• Kesempatan berkembang dan belajar langsung bersama Founder.

• Lingkungan kerja profesional dengan peluang pengembangan karier.