Resepsionis

Tanggung Jawab :

1. Pelayanan Tamu dan Pengunjung

• Menyambut dan menerima tamu dengan ramah, sopan, dan profesional.

• Mengarahkan tamu kepada pihak atau departemen yang dituju.

• Memastikan seluruh tamu melakukan registrasi sesuai prosedur perusahaan.

• Mengelola buku tamu dan data kunjungan secara akurat.

• Memberikan informasi umum terkait perusahaan kepada tamu yang berkunjung.

2. Pengelolaan Komunikasi

• Menerima, menyaring, dan meneruskan panggilan telepon masuk kepada pihak terkait.

• Mencatat dan menyampaikan pesan penting kepada karyawan atau departemen yang dituju.

• Menangani komunikasi melalui email, surat, atau media komunikasi lainnya sesuai kewenangan.

3. Administrasi Front Office

• Mengelola surat masuk dan surat keluar perusahaan.

• Melakukan pengarsipan dokumen administrasi yang menjadi tanggung jawabnya.

• Membantu penyusunan laporan kunjungan tamu dan aktivitas resepsionis secara berkala.

• Mengelola penggunaan ruang meeting dan memastikan jadwal penggunaannya terkoordinasi dengan baik.

4. Pengelolaan Fasilitas Area Resepsionis

• Memastikan area resepsionis, ruang tunggu, dan ruang meeting selalu dalam kondisi rapi, bersih, dan representatif.

• Mengawasi ketersediaan perlengkapan administrasi dan kebutuhan area front office.

• Berkoordinasi dengan departemen terkait mengenai kebutuhan fasilitas dan perbaikan area penerimaan tamu.