Purchasing Staff

Tugas dan Tanggung jawab Utama :

1.         Analisis Kebutuhan : Mengidentifikasi dan memahami kebutuhan barang atau jasa dari berbagai departemen dalam perusahaan, mulai dari bahan baku, peralatan kantor, hingga layanan lainnya.

2.         Pencarian dan Seleksi Pemasok (Vendor) : Melakukan riset pasar untuk menemukan pemasok potensial yang dapat menyediakan barang atau jasa berkualitas dengan harga terbaik. Ini termasuk mengevaluasi pemasok berdasarkan kualitas produk, harga, reputasi, dan kapasitas pengiriman.

3.         Negosiasi Harga dan Syarat Pembelian : Bernegosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan harga, syarat pembayaran, jadwal pengiriman, dan ketentuan lainnya yang paling menguntungkan bagi perusahaan, tanpa mengorbankan kualitas.

4.         Pembuatan dan Pengelolaan Purchase Order (PO) : Membuat dan memproses dokumen pemesanan resmi (Purchase Order) yang berisi rincian lengkap mengenai barang atau jasa yang dipesan, serta memastikan semua detail tercantum dengan benar dan sesuai kebijakan perusahaan.

5.         Pemantauan Proses Pengiriman : Melakukan follow-up secara berkala kepada pemasok untuk memastikan barang pesanan dikirim sesuai jadwal yang telah disepakati.

6.         Verifikasi Kualitas dan Kuantitas Barang : Memastikan barang atau jasa yang diterima sesuai dengan spesifikasi dan standar yang dibutuhkan, serta memeriksa kondisi dan kuantitas barang saat tiba. Jika ada ketidaksesuaian, Purchasing Staff bertanggung jawab untuk mengajukan komplain kepada vendor.

7.         Pengelolaan Dokumen Pembelian : Mengatur dan menyimpan semua dokumen terkait pembelian seperti PO, faktur, dan laporan penerimaan barang untuk audit internal dan eksternal.

8.         Manajemen Persediaan : Membantu dalam pengelolaan stok atau inventaris, memantau ketersediaan barang, memprediksi kebutuhan pengadaan di masa mendatang, dan memastikan tingkat persediaan optimal untuk menghindari kekurangan atau kelebihan stok.

9.         Hubungan dengan Pemasok : Membangun dan menjaga hubungan baik dengan pemasok agar selalu mendapat layanan yang baik dan kemungkinan harga yang lebih kompetitif di masa depan.

10.    Koordinasi Internal : Berkoordinasi dengan departemen terkait seperti produksi, gudang, dan keuangan untuk memastikan semua kebutuhan operasional terpenuhi dengan tepat waktu dan efisien.

11.    Pengendalian Biaya : Berperan dalam mengendalikan biaya pembelian dengan mencari harga yang kompetitif, melakukan negosiasi untuk mendapatkan penawaran terbaik, dan mengelola anggaran pembelian.

12.    Pelaporan dan Analisis : Membuat dan menyusun laporan pembelian, menganalisis data pembelian, dan memberikan informasi yang relevan kepada pihak terkait untuk pengambilan keputusan.