Legal Secretary

Job Description – Legal Secretary

Position Title: Legal Secretary
Department: Legal & Corporate Affairs
Reports to: Legal Manager / Head of Legal

Job Purpose

Mendukung kelancaran operasional tim Legal & Corporate Affairs dengan menyediakan bantuan administratif, pengelolaan dokumen hukum, dan koordinasi jadwal, sehingga memastikan efektivitas kerja tim dan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan yang berlaku.

Key Responsibilities

1. Administrasi & Dokumentasi Hukum

• Menyiapkan, mengedit, dan memformat dokumen hukum, kontrak, perjanjian, dan korespondensi resmi.

• Mengelola arsip fisik dan digital dokumen hukum secara sistematis dan rahasia.

• Memastikan semua dokumen hukum memiliki nomor referensi dan tersimpan sesuai standar perusahaan.

2. Dukungan Operasional Tim Legal

• Menyusun jadwal rapat, pengaturan perjalanan dinas, dan koordinasi agenda pimpinan Legal.

• Mencatat risalah rapat dan memastikan tindak lanjut atas hasil rapat.

• Mengatur keperluan administrasi untuk pendaftaran merek dagang, lisensi, izin usaha, dan dokumen legal lainnya.

3. Pengelolaan Hubungan Internal & Eksternal

• Menjadi penghubung antara tim Legal dengan unit bisnis, instansi pemerintah, notaris, pengacara eksternal, atau pihak ketiga lainnya.

• Menangani surat masuk dan keluar terkait urusan hukum.

4. Kepatuhan & Pengawasan

• Membantu memonitor masa berlaku kontrak, izin, dan dokumen legal lainnya.

• Menyusun pengingat (reminder) untuk perpanjangan dokumen atau kontrak penting.

5. Dukungan Proyek Khusus

• Mendukung proyek-proyek hukum atau corporate action seperti merger, akuisisi, atau restrukturisasi.

• Membantu penyusunan laporan berkala kepada manajemen atau regulator.

Qualifications

Education:

• Minimal D3/S1, diutamakan dari Jurusan Hukum, Administrasi Bisnis, atau setara.

Experience:

• Minimal 5 tahun pengalaman sebagai Legal Secretary atau posisi serupa, diutamakan di law firm, perusahaan multinasional, atau korporasi besar.

Skills:

• Kemampuan mengetik cepat & akurat (Bahasa Indonesia & Inggris).

• Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan sistem manajemen dokumen.

• Memahami istilah hukum (legal terminology) dan prosedur dokumen hukum.

• Keterampilan komunikasi dan interpersonal yang baik.

• Disiplin, teliti, dan menjaga kerahasiaan informasi.

Languages:

• Menguasai Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris (lisan & tulisan).