Operational Staff (Closing Unit / HO/ Warehouse / Purchasing)

Tugas & Tanggung Jawab utama

Untuk posisi yang mendukung operasional di bagian warehouse, purchasing dan closing unit, berikut tugas‐yang bisa digabung atau dibagi sesuai kebutuhan:

A. Warehouse Support

1. Menerima, memeriksa, mencatat barang masuk ke gudang proyek (misalnya unit‐material, dokumen, peralatan) dan mengatur penyimpanan sesuai prosedur.

2. Memindahkan atau menyiapkan barang keluar (untuk site handover, pemasangan unit, maintenance) serta memastikan kondisi barang sebelum dikirim atau diserahterimakan.

3. Memastikan stok material, perlengkapan unit, dokumentasi yang diperlukan untuk unit akan closing atau serah terima.

4. Membuat laporan stok, kondisi barang, barang rusak/terkirim dan membantu opname gudang secara berkala.

B. Purchasing Support

1. Membantu tim purchasing dalam permintaan pembelian (purchase requisition), sourcing supplier, mendapatkan penawaran harga, dan memantau status order.

2. Memelihara database supplier, memonitor harga, lead time, kualitas barang, dan memastikan pengiriman tepat waktu untuk proyek atau unit closing.

3. Mengelola administrasi pembelian: membuat PO (purchase order), membuat kontrak pembelian, pengecekan invoice, verifikasi barang diterima sebelum pembayaran.

C. Closing Unit Support

1. Koordinasi Proses Closing

   • Mendukung proses akhir closing unit dengan memastikan semua dokumen serah terima lengkap.

   • Berkoordinasi dengan tim Marketing, Legal, Finance, dan Operasional untuk kelancaran closing unit.

2. Verifikasi Persyaratan Unit

   • Memastikan seluruh persyaratan unit terpenuhi (fisik unit, legal, pembayaran deposit, PPH, status kontrak/sewa).

   • Konfirmasi lengkap dengan Tim Administrasi sebelum proses handover ke pemilik/penyewa.

3. Laporan & Monitoring

   • Membuat checklist closing unit dan memantau status progress closing.

   • Menyusun laporan progress closing kepada manajemen secara berkala.

4. Data Request & Sumber Barang

   • Menyinkronkan data request barang dan include customer berdasarkan data kontrak sewa yang diproses oleh Tim Administrasi.

   • Memastikan kebutuhan pelanggan tercatat dan tersedia saat Handover.