OCC (SPV OPS)

📌 JOB DESK

A. Command & Control Operasional Kapal (End-to-End)

• Mengendalikan monitoring operasional sejak SPK diterbitkan sampai kapal selesai kegiatan & closing laporan.

• Menjadi pusat data status kapal: timeline aktivitas, PIC, progres, kendala, keputusan, dan next action.

• Memastikan tidak ada aktivitas yang “jalan tapi tidak tercatat” (missed activity / missed reporting).

B. Supervisi Operasional Pusat (Clearance & Document Control)

• Mengawasi kinerja staff pusat yang mengelola clearance KSOP, Imigrasi, dan Bea Cukai.

• Memastikan semua dokumen clearance inward & outward dikirim/diinput tepat waktu dan tanpa kesalahan.

• Melakukan review & approval akhir atas dokumen penting sebelum diserahkan ke instansi berwenang.

• Menjaga kualitas data & konsistensi: manifest, crew list, cargo data, port clearance status, dll.

C. Koordinasi dengan Cabang (Monitoring, Data Sync, & Disiplin Reporting)

• Menjadi penghubung utama pusat–cabang untuk update: status kapal, perizinan, readiness, kelengkapan dokumen, dan progres aktivitas.

• Mengawasi sinkronisasi data kapal antara cabang dan pusat: jadwal (ETA/ETB/ETD), status clearance, manifest, crew, cargo, vendor, dan isu lapangan.

• Menegakkan standar update cepat & ringkas (minimal berisi: aktivitas–waktu–PIC–status–kendala–kebutuhan keputusan).

• Menjaga konsistensi data agar tidak terjadi perbedaan info antara cabang, pusat, dan pihak eksternal.

D. Real-Time Communication Management (Update & Escalation Discipline)

• Mengelola ritme komunikasi operasional yang lebih sering, lebih jelas, lebih tegas, tidak menunggu report formal.

• Mengendalikan komunikasi agar tidak simpang siur: OCC menjadi “single source of truth”.

• Menjalankan aturan eskalasi: kapan cukup di cabang, kapan wajib naik ke Manager/GM Ops, kapan perlu lintas divisi (PORTCC/VEMON/FINOPS/Sales).

E. Hubungan dengan Ship Owner & Principal (Owner Matters & Reporting)

• Menangani komunikasi operasional terkait: owner matters, dokumen khusus, permintaan teknis, perubahan schedule, dan kebutuhan keputusan.

• Memberikan laporan periodik kepada ship owner/principal terkait: status clearance, vessel movement, kendala, dan solusi.

• Menjaga kualitas komunikasi: akurat, evidence-based, profesional, dan customer-centric.

F. Supervisi VEMON (Vendor Management & Owner Matter)

• Mengawasi pelaksanaan fungsi VEMON terkait vendor management & owner matters agar berjalan sesuai SOP dan standar layanan SAMASI.

• Memastikan proses vendor berjalan tertib:

  • pemilihan/penunjukan vendor sesuai kebutuhan kapal,

  • kesesuaian scope pekerjaan,

  • kontrol SLA dan kualitas layanan vendor melalui mekanisme monitoring (update, evidence, dan feedback).

• Mengontrol deviasi layanan vendor (delay, kualitas buruk, mismatch scope) melalui koordinasi & eskalasi dengan VEMON, termasuk memastikan ada tindakan perbaikan (corrective action) dan evaluasi vendor.

• Memastikan seluruh koordinasi vendor memiliki jejak komunikasi dan evidence yang rapi untuk kebutuhan audit, klaim, dan dispute.

G. Evidence & Documentation Governance (Foto/Video/Scan)

• Memastikan setiap aktivitas penting memiliki evidence sesuai standar.

• Mengontrol kualitas evidence: jelas, relevan, ada keterangan/timestamp/konteks, tidak blur.

• Mengarsipkan evidence & dokumen sesuai struktur folder/penamaan standar untuk: audit, klaim, dispute, evaluasi performa.

H. Compliance & Reporting (Governance & Akuntabilitas)

• Memastikan aktivitas operasional sesuai peraturan pelabuhan, imigrasi, dan bea cukai (compliance mindset).

• Menyusun laporan harian/mingguan kepada Manager/GM Ops/Direktur terkait: status clearance, progres kapal, kendala, solusi, dan action list.

• Memelihara “issue log” per kapal: masalah–akar–aksi–PIC–deadline–status.

I. Performance Control (On-Time, Quality, Minim Human Error)

• Mengontrol ketepatan waktu proses operasional & clearance berdasarkan timeline target.

• Memastikan readiness pre-arrival dan outbound tidak terlambat karena miskomunikasi atau dokumen tidak siap.

• Menurunkan human error melalui standar, checklist, validasi data, dan kontrol versi.

J. Pengembangan Tim (Coaching, Evaluasi, Budaya SAMASI)

• Membimbing staff pusat agar paham alur clearance & standar kontrol OCC serta membimbing tim-tim cabang (PIC kapal/Kaops/tim terkait) dalam:

  • disiplin reporting,

  • disiplin evidence,

  • kepatuhan SOP,

  • standar komunikasi OCC (ringkas–tegas–jelas–tepat waktu).

• Melakukan evaluasi kinerja berkala (bulanan/quarterly) berbasis database & evidence, mencakup pusat dan cabang (sesuai ruang lingkup kapal yang dimonitor OCC).

• Membina tim berdasarkan Red–Blue Culture SAMASI: tegas, disiplin, profesional, namun tetap empati dan bertanggung jawab.

• Menggerakkan continuous improvement lintas pusat–cabang: perbaikan template reporting, SOP, checklist, standar evidence, dan pelatihan singkat untuk menekan human error.

📌 KUALIFIKASI

A. Pengalaman & Kemampuan Teknis

• Minimal 6 tahun pengalaman hanya di perusahaan Shipping Agency (Keagenan Kapal).

• Memiliki pengalaman mengelola/menjadi koordinator tim (minimal fungsi kontrol, monitoring, clearance, atau vessel handling coordination).

• Memahami sistem & alur clearance: Inaportnet, CEISA Bea Cukai, Sistem Keimigrasian, serta alur KSOP.

• Menguasai pengelolaan dokumen & data kapal: manifest, crew, cargo, status clearance, timeline, readiness checklist.

• Mampu membuat dan mengontrol timeline operasional serta issue log.

• Mampu menegakkan version control (dokumen final vs revisi) untuk mencegah mismatch dan human error.

B. Leadership & Culture Fit

• Mampu memimpin dan memotivasi tim dengan pendekatan Red–Blue SAMASI: tegas & disiplin (Blue), penuh empati & inisiatif (Red).

• Mampu melakukan coaching singkat ke pusat maupun cabang agar kualitas reporting & evidence meningkat.

C. Soft Skills & Karakter Kerja

• Sense of urgency tinggi, respons cepat, disiplin follow-up.

• Teliti, rapi, konsisten (anti human error).

• Problem solving & analisis kuat untuk menangani clearance issue / vessel delay.

• Tahan tekanan waktu dan siap menangani kondisi dinamis 24/7.

D. Pendidikan, Komunikasi, & Bahasa

• Minimal D3, diutamakan D4/S1 bidang:
  Maritim, Logistik, Manajemen Transportasi Laut, Ketatalaksanaan, Kepelabuhanan, atau bidang relevan.

• Mampu komunikasi Bahasa Inggris (verbal & email) untuk koordinasi dengan ship owner/principal luar negeri.

• Mampu menulis update operasional yang ringkas, tegas, dan evidence-based.

• Memiliki skill komunikasi yang sangat baik dan jiwa melayani customer layaknya komunikasi seorang sales:

  • customer-centric,

  • responsif,

  • mampu membangun kepercayaan,

  • mampu menjelaskan masalah/solusi secara meyakinkan,

  • menjaga tone profesional dan menenangkan dalam situasi kritikal.

E. Tools & Sistem Kerja

• Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) dan aplikasi internal operasional SAMASI.

• Terbiasa bekerja dengan database/drive/foldering & standar penamaan dokumen.

F. Kesiapan Operasional

• Bersedia standby di luar jam kerja (on-call/shifting) untuk mendukung operasional kapal.

• Menjaga kerahasiaan data operasional dan komunikasi ship owner/principal.

📌 BENEFIT

Benefit / Kompensasi

• Gaji pokok kompetitif

• Evaluasi menjadi Karyawan Tetap

• Tunjangan jabatan

• Tunjangan komunikasi

• Kesempatan pengembangan karir (Promosi Jabatan)