PORT CC (Port System Operator) SHIP AGENCY

TANGGUNG JAWAB PORTCC

1) Kontrol Port Clearance End-to-End

• Mengelola dan memastikan kelancaran proses clearance kapal dari pra-kedatangan (pre-arrival), inward, port stay, hingga outward/SPB/cast-off.

• Menyusun dan menjalankan timeline clearance per kapal (H-? sesuai jenis kapal/port), memastikan tidak ada step yang terlewat.

• Memastikan semua proses mengikuti alur resmi (KSOP/Harbourmaster, Bea Cukai/CEISA, Immigration, KKP, Inaportnet, terminal/jetty, dan instansi terkait sesuai port).

2) Compliance & Risk Control

• Menjadi “penjaga compliance” untuk seluruh dokumen dan proses: memastikan validitas sertifikat, manifest, crew list, cargo docs, port dues, dan persyaratan lain sesuai ketentuan.

• Mengidentifikasi potensi risiko: dokumen mismatch, masa berlaku sertifikat, kekurangan crew document, perubahan cargo, perubahan ETA/ETD, dan segera mengeluarkan early warning.

• Menangani kasus compliance: hold, pemeriksaan tambahan, temuan, penalty warning, termasuk menyiapkan kronologi dan bukti pendukung.

3) Quality Control Dokumen & Submission

• Melakukan verifikasi sebelum submit: format, kesesuaian data (nama kapal, IMO, GRT, LOA, voyage no, port, cargo, crew).

• Mengontrol output dokumen: NOR/LOA/PKK/manifest/arrival–departure report (menyesuaikan kebutuhan masing-masing port).

• Memastikan dokumen bersifat traceable: ada nomor, tanggal, penerima, bukti submit, dan arsip.

4) Hubungan Kerja dengan Instansi & Stakeholder Port

• Menjaga komunikasi yang profesional dengan petugas KSOP, Bea Cukai, Immigration, KKP, Operator terminal, Jetty master, dll.

• Koordinasi harian dengan OCC (timeline kapal), cabang/Kaops, dan pihak kapal/owner untuk update status clearance.

• Mengelola eskalasi jika ada hambatan clearance yang berpotensi delay.

5) Database, Reporting, dan Governance

• Membuat dan menjaga database clearance & compliance: status clearance, log submission, checklist dokumen, dan issue log per kapal.

• Menyusun laporan performa: on-time clearance, jumlah revisi dokumen, kasus compliance, dan penyebab delay.

• Menyusun/meningkatkan SOP, checklist, dan template dokumen clearance agar seragam antar cabang.

6) Coaching & Audit Internal Cabang

• Memberi arahan teknis kepada tim/cabang terkait standard clearance & compliance.

• Melakukan review berkala (audit ringan) terhadap dokumen cabang untuk memastikan standar dan evidence terpenuhi.

• Menjadi rujukan troubleshooting untuk kasus-kasus clearance yang kompleks.

PERSYARATAN PORTCC

1) Pengalaman & Kompetensi Teknis

• Pengalaman kerja minimal 2 tahun di bidang port clearance INAPORTNET, BEACUKAI dan IMIGRASI keagenan kapal.

• Pernah menangani proses clearance di beberapa instansi (KSOP, Bea Cukai, Immigration, KKP) dan memahami alur inward–outward.

• Menguasai proses dan tools terkait (contoh: Inaportnet dan sistem kepabeanan/manifest bila relevan di port masing-masing).

2) Kemampuan Compliance, Detail, dan Analitis

• Sangat teliti, kuat di verifikasi data, mampu menemukan mismatch sebelum menjadi masalah.

• Memahami prinsip compliance: validitas sertifikat, konsistensi manifest, crew document, dan konsekuensi risiko (delay/penalty/hold).

• Mampu membuat timeline clearance dan bekerja dengan SLA.

3) Komunikasi & Stakeholder Management

• Mampu berkomunikasi tegas namun profesional dengan instansi pelabuhan.

• Mampu membuat update yang rapi untuk internal (OCC/ops/cabang) dan eksternal (owner/kapal bila dibutuhkan).

• Mampu melakukan eskalasi dengan struktur yang jelas (apa masalahnya, dampaknya, opsi solusi, keputusan yang dibutuhkan).

4) Administrasi, Evidence, dan Database

• Terbiasa menyusun database, arsip digital, log evidence submit, dan reporting.

• Mampu membuat template checklist, form kontrol, dan sistem filing yang rapi.

5) Leadership (Jika PORTCC sebagai fungsi/leader)

• Pernah memimpin tim kecil atau menjadi PIC lintas cabang minimal 1–2 tahun (nilai plus).

• Mampu coaching dan standarisasi cara kerja lintas cabang.

6) Sikap Kerja

• Siap bekerja dengan ritme operasional (deadline ketat, perubahan ETA/ETD, urgensi SPB).

• Memiliki integritas tinggi, tidak “shortcut” yang berisiko compliance.